テナントの入居審査で、オーナーが確かめたいのは、入居を希望する会社が契約の期間を通じて賃料を払い続けられるか、区画を契約どおりに使うか、反社会的勢力と関わりがないかです。審査では、申込書、登記事項証明書、決算書などの書類をもとに、会社の実在と中身、支払いの力、使い方を確かめます。
オフィスの賃貸借は、一度契約すると、オーナーの側から簡単には終わらせられません。更新のある賃貸借（普通借家）では、オーナーからの更新の拒絶や解約の申入れには、正当の事由が必要です（借地借家法第28条）。だからこそ、入居の前の審査と、審査の結果に応じた敷金や保証の組み方が大切になります。
この記事では、入居審査でオーナーが確かめたいこと、審査の流れと集める書類、書類の見方、反社会的勢力でないかの確認、設立間もない会社の見方、審査の結果に応じた条件の組み方、保証会社を使うときに確かめること、入居した後の経営状況のつかみ方を、ビルオーナーの立場から整理します。
入居審査は、申込みを受けるかどうかと、どの条件で受けるかを決めるための確認です。オーナーが確かめたいことは、大きく次の3つに分けられます。
| 確かめたいこと | 主に見るもの |
|---|---|
| 賃料を払い続けられるか | 決算書の推移、資金の残り、事業の進み具合 |
| 区画を契約どおりに使うか | 業種、使い方、入居の人数、来客や夜間の利用 |
| 反社会的勢力と関わりがないか | 会社と役員、申込書・契約書での表明と確約 |
普通借家では、期間が満了しても、オーナーから更新を拒むには正当の事由が必要です。賃料の不払いがあっても、裁判所は、オーナーとテナントの信頼関係が壊れたとまではいえない場合には、解除を認めないことがあります。
明け渡しまで進むと、時間と費用がかかります。不払いへの対応の流れは「テナントの家賃滞納への対応」で説明しています。
審査を厳しくするほど、入居する会社の確かさは上がりますが、断る申込みが増え、空室の期間が延びることがあります。空室の1か月は、そのまま失う賃料です。
審査で不安が残る会社でも、敷金や保証の組み方によっては、入居を受けられる場合があります。断るか受けるかの二択ではなく、どの条件なら受けられるかを考えます。
オフィスの入居審査は、仲介会社を通じて申込みを受け、オーナーや管理会社、保証を使う場合は保証会社が、それぞれの立場で審査する流れが一般的です。
| 段階 | 主な中身 | 主に担う人 |
|---|---|---|
| 申込み | 入居申込書と審査の書類を受け取る | 仲介会社が取り次ぐ |
| 審査 | 書類を見て、入居を受けるかと条件を決める | オーナー・管理会社、保証を使う場合は保証会社 |
| 条件の調整 | 敷金の額、保証、契約の期間などを詰める | オーナーと入居する会社（仲介会社が間に入る） |
| 重要事項の説明 | 契約の前に、物件と取引の条件を書面で説明する | 仲介会社（宅地建物取引士） |
| 契約・引き渡し | 契約を結び、敷金などを受け取り、区画を引き渡す | オーナーと入居する会社 |
仲介会社が媒介する貸借では、契約が成立するまでの間に、宅地建物取引士が重要事項を記した書面を交付して説明します（宅地建物取引業法第35条）。審査で決めた条件は、この説明と契約書に漏れなく反映させます。
法人の入居審査では、会社の中身と支払いの力を確かめるために、次の書類を集めます。設立間もない会社や、連帯保証人を付ける場合は、書類を足します。
| 書類 | 何を確かめるか |
|---|---|
| 入居申込書 | 会社の概要、入居の人数と用途、希望の条件、連帯保証人の有無 |
| 登記事項証明書（履歴事項全部証明書） | 商号・本店・設立の日・目的・資本金・役員と、変更の履歴（おおむね直近3年分） |
| 決算書（直近2〜3期） | 売上・利益・純資産・現預金・借入の推移 |
| 会社案内・事業の説明 | 事業の中身、主な取引先、移転の理由 |
| 代表者の本人確認書類 | 申込みをした人と代表者の確認 |
| 事業計画・資金の資料（設立間もない会社） | 売上の見込み、出資や借入の状況、資金の残り |
| 連帯保証人の本人確認書類・収入や資産の資料（連帯保証人を付ける場合） | 保証人の本人の確認と、支払いの力 |
代表者や連帯保証人が自分で申込書に記入する場合など、本人から直接、書面（PDF などの電子のデータを含む）で個人の情報を受け取るときは、あらかじめ本人に利用の目的を明示する必要があります（個人情報の保護に関する法律第21条第2項）。仲介会社を通して受け取るなど、それ以外の経路で受け取るときも、利用の目的をあらかじめ公表しておくか、速やかに本人に通知するか公表します（同条第1項）。
審査のために、保証会社などのほかの会社に個人のデータを渡すときは、原則として、あらかじめ本人の同意が必要です（同法第27条）。申込書に、利用の目的と提供する先を書き、同意を得ておきます。
書類は、1つの数字だけで判断せず、会社の実在と変化、支払いの力、移転の理由、使い方を合わせて見ます。
登記事項証明書では、設立の日と資本金に加え、本店の移転、役員の入れ替わり、目的の変更の履歴を確かめます。短い間に本店の移転や役員の交代が続いている場合や、登記の目的と申込書の事業の中身が合わない場合は、理由を聞きます。
商号と本店の所在地は、国税庁の法人番号公表サイトでも確かめられます。法人番号の指定を受けた後に商号や所在地が変わった場合は、その変更の履歴も公表されます。
信用調査会社の企業の情報（評点、業歴、取引先への支払いの状況など）も、判断の参考にできます。決算書を出していない会社の様子をつかむ手がかりにもなります。
決算書では、1期の数字だけでなく、2〜3期の推移を見ます。年間の賃料と共益費の総額を、売上高、営業利益、現預金と並べると、その賃料が会社にとってどれだけの重さかが分かります。
赤字の会社でも、出資や借入で十分な資金を持ち、事業が計画どおりに進んでいれば、賃料を払い続けられることがあります。その場合は、現預金を、賃料だけでなく人件費などを含めた毎月の支出から、売上の入金を差し引いた額で割り、何か月分の資金が残っているかを見ます。
上の例では、B社は赤字ですが、出資を受けた直後で、現預金は1億2,000万円あります。賃料だけで割れば8年分ですが、毎月の支出1,000万円から売上の入金（月約170万円）を差し引いた約830万円で割ると、約14か月分です。
この14か月の間に、売上がどこまで伸びる見込みか、次の資金の調達の予定があるかを聞き、判断の材料にします。
移転の理由が、増員による拡張か、費用を抑えるための縮小かで、見るべきことは変わります。拡張の場合は、増える賃料を払えるだけの収益の伸びがあるかを確かめます。縮小の場合は、業績の悪化が理由でないかを確かめます。
申込みの坪数が、入居の人数に比べて大きすぎたり小さすぎたりしないかも、使い方を確かめる手がかりになります。
契約の用途が事務所でも、実際の使い方は業種によって違います。来客の多さ、夜間や休日の利用、重い機器や大きな電気の容量、においや音が出る作業などは、ほかのテナントやビルの設備に影響します。
申込みの段階で使い方を聞き、契約の用途と禁止事項、ビルの使用の細則に反映させます。
オーナーは、契約の相手方が反社会的勢力と関わりがないかも確かめます。東京都では、条例で、事業者と都内の不動産を貸す人に、確認と契約の特約の努力が求められています。
東京都暴力団排除条例は、事業者に、契約が暴力団の活動を助長するなどの疑いがあると認める場合に、契約の相手方などが暴力団関係者でないことを確かめるよう努めることを求めています（第18条第1項）。書面で契約するときは、相手方が暴力団関係者と判明した場合に、催告なく解除できる特約を定めるよう努めることも求めています（同条第2項）。
都内の不動産を貸す人には、契約の相手方に、その不動産を暴力団事務所に使わないことを確かめるよう努めることを求めています（第19条第1項）。書面で契約するときは、暴力団事務所に使わないこと、使っていると判明した場合は催告なく解除できることを、特約で定めるよう努めることも求めています（同条第2項）。
申込書や契約書には、入居する会社とその役員が反社会的勢力でないことの表明と、将来もそうならないことの確約、違反したときに催告なく解除できる条項を入れます。会社の名前と役員の名前は、報道などの公開の情報でも確かめます。
設立して間もない会社は、決算書がないか、1期分しかありません。過去の数字の代わりに、人と資金と事業の見込みを確かめます。
設立間もない会社は、書類だけでは判断の材料が足りないことがあります。代表者との面談で、事業の中身、移転の理由、次の資金の調達の予定を聞くと、書類の数字の背景が分かります。
設立間もない会社を一律に断ると、成長して長く借りてくれる会社も逃します。敷金を厚くする、保証会社の保証を付ける、契約の期間を区切るなど、不安の分を条件で補えば、受けられる会社は広がります。
保証会社の日商保は、決算書の期数だけでなく、事業の内容とこれからの成長性も見て審査します。設立1年に満たない会社が、日商保の審査と保証を使って入居した事例もあります。
審査で不安が残った場合も、すぐに断るのではなく、不安の中身に合わせて条件を組む方法があります。
| 不安の中身 | 組み合わせる手当て |
|---|---|
| 支払いの力に不安がある | 敷金を多めに預かる、代表者などの連帯保証人や親会社の保証を付ける、保証会社の保証を付ける |
| 設立間もなく、判断の材料が少ない | 保証会社の審査と保証、代表者との面談、契約の期間を区切る（定期借家） |
| 手元の資金を事業に回したく、敷金の負担が重い | 敷金の一部を保証に置き換える |
| 使い方がビルに合うか不安がある | 契約の用途と禁止事項、ビルの使用の細則の定め |
敷金は、賃料の不払いなど、賃貸借に基づく借主の債務を担保するお金です。賃貸借が終わって区画の返還を受けたときに、債務の額を差し引いた残りを返します（民法第622条の2）。
敷金を多めに預かれば備えは厚くなりますが、入居する会社の初期の負担が重くなり、申込みが減ることがあります。
代表者などの個人が連帯保証人になる場合、賃貸借の保証は、将来の賃料などをまとめて保証する根保証にあたるため、極度額（保証の上限）を書面で定めなければ効力を生じません（民法第465条の2）。
事業のための債務の保証を個人に頼むときは、入居する会社が、その人に財産と収支の状況などの情報を提供しなければなりません（同法第465条の10）。情報の提供がなかったり事実と違ったりしたために、保証人が誤認して保証を引き受けた場合で、情報の提供がなかったことや事実と違ったことを、オーナーが知り、または知ることができたときは、保証人は保証契約を取り消せます。情報の提供を受けたことを、書面で確かめておきます。
また、保証人が亡くなると、保証する元本はその時点で確定し、その後に生じた賃料は保証の対象になりません（同法第465条の4）。極度額の決め方は「連帯保証人の極度額とは」で説明しています。
親会社などの法人が保証人になる場合は、個人の根保証の極度額の定めは適用されません。親会社の決算書もあわせて確かめます。
保証会社の保証を付けると、賃料の不払いなどがあったときに、保証会社が保証の範囲で立て替えて支払います。
保証の範囲や手続きは保証会社ごとに違うため、確かめることを次の章で整理します。
定期借家は、契約の更新がなく、期間の満了で終わる賃貸借です（借地借家法第38条）。書面で契約し、契約の前に、更新がなく期間の満了で終わることを、書面を交付して説明する必要があります。
不安の残る会社を、まず期間を区切って受け入れ、再契約のときに改めて判断する使い方があります。定期借家の決め方は「定期借家契約とは」で説明しています。
入居する会社が、手元の資金を事業に回したい場合は、敷金の一部を保証に置き換える方法があります。
保証会社の日商保の「敷金半額くん（オーナー様向け）」は、入居時に預かる敷金の一部を日商保の保証に置き換え、減らした敷金と同じ額を保証で担保する仕組みです。利用には日商保の審査が必要で、保証料は入居する会社が負担するのが基本です。
保証会社の保証は、会社ごとに範囲や手続きが違います。契約の前に、次の点を確かめます。
保証会社の日商保は、審査の結果を3〜5営業日でお伝えし、保証を引き受けるかどうかにかかわらず、必要に応じて審査の内容をオーナー様にご報告します。保証の仕組みは「敷金削減保証」で説明しています。
審査は、入居の前の一度だけでは終わりません。入居した後の経営の変化を早くつかめば、不払いや退去への備えを早めに打てます。
保証会社の日商保は、保証を使って入居した会社の決算書を毎年取得して経営状況を確認し、オーナー様にご報告しています。
「リーシングマネジメント」では、オフィスビルを対象に、賃料と募集条件の見直しから、仲介会社への展開、入居審査と敷金の保証、入居後の経営状況のご報告まで、ビルオーナーの立場でお引き受けしています。
テナントの入居審査について、ビルオーナーからよくいただく質問にお答えします。
入居申込書、登記事項証明書（履歴事項全部証明書）、直近2〜3期の決算書、会社案内、代表者の本人確認書類が基本です。設立間もない会社は、事業計画と資金の状況が分かる資料を足します。
赤字だけで判断せず、現預金を、毎月の支出から入金を差し引いた額で割った資金の残りの月数と、次の資金の調達の見込み、事業の進み具合を合わせて見ます。不安が残る場合は、敷金や保証の組み方で補う方法があります。
代表者の経歴、資本金と出資の状況、資金の残りの月数、事業計画と売上の見込みの裏付けを見ます。保証会社の日商保は、決算書の期数だけでなく、事業の内容とこれからの成長性も見て審査します。
申込書や契約書に、反社会的勢力でないことの表明と確約、違反したときに催告なく解除できる条項を入れます。東京都暴力団排除条例も、事業者と都内の不動産を貸す人に、確認と特約の努力を求めています。
個人の連帯保証人は、極度額を書面で定める必要があり、亡くなると保証する元本が確定するなど、保証が及ぶ範囲に限りがあります。保証人の資力も変わるため、保証会社の保証と比べて選びます。
契約で、毎年の決算書の提出を定めておけば求められます。保証会社の日商保は、保証を使って入居した会社の決算書を毎年取得して、経営状況を確認しています。
書類がそろってからの日数は、オーナーや保証会社によって違います。保証会社の日商保の審査は、3〜5営業日で結果をお伝えしています。
出典：民法第465条の2・第465条の4・第465条の10・第622条の2、借地借家法第28条・第38条、宅地建物取引業法第35条、個人情報の保護に関する法律第21条・第27条、東京都暴力団排除条例第18条・第19条、国税庁「法人番号公表サイト」。
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