ビルの空室がなかなか埋まらない、テナントからの連絡への返事が遅い、収支の報告が分かりにくい。こうした不満から管理会社を変えようと考えるときは、その前に、ビルの管理のうち誰が何を担っているかと、問題がどの役割で起きているかを切り分けることが大切です。
ビルの管理は、大きく、賃料と契約の管理やテナントの窓口を担うPM（プロパティマネジメント）、設備の点検や清掃などの建物の維持を担うBM（ビルマネジメント）、空室の募集を担うLM（リーシングマネジメント）に分かれます。1社がまとめて受けることも、役割ごとに別の会社に任せることもあります。不満の原因が今の会社の委託の範囲の外にあるなら、会社を変えても解決しません。
この記事では、PM・BM・LMの役割の違い、法令でオーナーに課されている管理の義務、不満を役割ごとに切り分ける方法、管理会社を変える前に確かめること、管理を続けたまま募集だけを任せる方法を、ビルオーナーの立場から整理します。
ビルの管理の業務は、目的によって3つの役割に分けると整理しやすくなります。投資用のビルでは、これらの上に、保有や売却、改修の判断を担うAM（アセットマネジメント）が置かれることもあります。
| 役割 | 主な業務 | 目的 |
|---|---|---|
| PM（プロパティマネジメント） | 賃料の請求と入金の管理、テナントの窓口、契約の更新・解約の事務、修繕の手配、収支の報告 | 入居している状態の運営 |
| BM（ビルマネジメント） | 設備の点検と保守、清掃、警備、法定の点検の手配 | 建物と設備の維持 |
| LM（リーシングマネジメント） | 賃料と募集条件の設計、仲介会社への展開、内見と内覧会、申込みと入居審査の段取り | 空室を埋めること |
呼び方と業務の範囲は、会社と契約によって違います。同じ「管理会社」でも、PMとBMだけを受けている会社もあれば、募集まで含めて受けている会社もあります。まずは、今の管理委託契約で、どの業務を委託しているかを確かめます。
国土交通省の不動産鑑定評価基準は、証券化の対象となる不動産の収益と費用を示す項目として、建物・設備の管理や警備、清掃などの費用（維持管理費）、管理業務に係る経費（プロパティマネジメントフィー）、新しいテナントの募集の仲介や広告と、賃貸借契約の更新や再契約の業務に要する費用（テナント募集費用等）を、別の項目に分けています。ビルの収支を見るときも、管理の費用と募集の費用は分けて考えます。収支の項目は「キャップレート（還元利回り）とは」で説明しています。
建物の貸借の代理や媒介を業として行うことは、宅地建物取引業にあたり、国土交通大臣か都道府県知事の免許が要ります（宅地建物取引業法第2条第2号・第3条）。LMの会社が、自ら仲介をするのか、仲介会社に情報を届けて募集を進めるのかは、会社によって違います。
ビルの管理には、所有者や管理について権原を有する者に法令で課されている義務があります。義務を負う人は法令ごとに決まっており、管理会社に業務を任せても、法令上の義務がなくなるわけではありません。管理会社を変えるときは、これらの業務が漏れなく引き継がれるかを確かめます。
| 法令 | 主な対象 | オーナーの主な義務 |
|---|---|---|
| 建築物における衛生的環境の確保に関する法律（ビル管理法） | 事務所などの用途の延べ面積が3,000㎡以上の建築物（特定建築物） | 建築物環境衛生管理基準に従った維持管理、建築物環境衛生管理技術者の選任、届出 |
| 消防法 | 事務所のビルでは、出入りし勤務する人の数（収容人員）が50人以上 | 防火管理者の選任と届出、消防計画の作成、訓練 |
| 消防法 | 消防用設備等を備える建物 | 消防用設備等の定期の点検と、消防長または消防署長への報告 |
| 建築基準法 | 政令で定める建築物・設備と、特定行政庁が指定する建築物・設備 | 敷地・構造の定期の調査、昇降機などの建築設備・防火設備の定期の検査と、特定行政庁への報告 |
ビル管理法は、特定建築物の所有者などに、空気環境の調整、給水と排水の管理、清掃、ねずみや昆虫などの防除について、建築物環境衛生管理基準に従って維持管理することを求めています（第4条）。特定建築物は、事務所や店舗などの用途の延べ面積が3,000㎡以上の建築物です（施行令第1条）。
所有者などは、建築物環境衛生管理技術者を選任し（第6条）、使用を始めた日から1か月以内に、所在場所や用途、技術者の氏名などを届け出ます（第5条第1項）。届け出た事項に変更があったときも、1か月以内の届出が要ります（同条第3項）。管理会社を変えて技術者が替わる場合は、この変更の届出も確かめます。
消防法は、多数の人が出入りし勤務する建物の管理について権原を有する者に、防火管理者を定めて、消防計画の作成や訓練などを行わせることを求めています（第8条第1項）。事務所のビルでは収容人員が50人以上、飲食店などが入る複合用途のビルでは30人以上が対象です（施行令第1条の2第3項）。防火管理者を定めたときと解任したときは、届出が要ります（第8条第2項）。
テナントが複数入るビルでは、テナントもそれぞれの部分の防火管理者を定めます。高さ31mを超えるビルや、飲食店などが入る地上3階以上・収容人員30人以上の複合用途のビルなどでは、管理について権原を有する者どうしが協議して、建物全体の統括防火管理者を定め、届け出ます（第8条の2、施行令第3条の3）。
また、消防用設備等は、定期に点検し、その結果を消防長または消防署長に報告します（第17条の3の3）。
建築基準法は、政令で定める建築物と、特定行政庁が指定する建築物の所有者（所有者と管理者が異なる場合は管理者）に、敷地と構造の状況を、資格者に定期に調査させ、その結果を特定行政庁に報告することを求めています（第12条第1項）。
エレベーターなどの昇降機や、建築設備・防火設備は、これとは別に、資格者に定期に検査させて特定行政庁に報告します（同条第3項）。対象は、政令で定める建築物・設備と、特定行政庁が指定する建築物・設備です。
管理会社への不満の中身が、どの役割の問題かによって、打つ手は変わります。会社を変える前に、不満を次のように分けて、原因がどこにあるかを確かめます。
| よくある不満 | 主に関わる役割 | 確かめること |
|---|---|---|
| 空室が長く埋まらない | LM | 募集条件、仲介会社への情報の届き方、問い合わせと内見の数、断られた理由 |
| 賃料の入金の確認や督促が遅い | PM | 入金を確かめる日、滞納を報告する期限 |
| テナントからの要望への返事が遅い | PM | 窓口の担当、返事の期限の決め |
| 設備の故障の対応が遅い、清掃の質が悪い | BM | 点検・保守の契約の範囲、緊急時の連絡の流れ |
| 収支の報告が分かりにくい | PM | 報告の項目と時期 |
| 管理の費用が高い | PM・BM | 業務ごとの費用の内訳、同じ範囲での見積りの比べ方 |
空室が埋まらない原因は、募集条件や区画の状態、情報の出し方にあることも多く、管理会社を変えるだけでは解決しないことがあります。問い合わせが少ないのか、内見はあるのに申込みがないのか、申込みはあるのに契約にならないのかで、原因の見当がつきます。
まず、募集を担っているのが今の管理会社なのか、別の仲介会社なのかを確かめます。そのうえで、どの段階で止まっているかを見ます。段階ごとの原因の見分け方は「オフィスビルの空室対策」で説明しています。
返事の遅さや報告の分かりにくさは、担当者の替わりや、報告の項目と期限を契約に書き足すことで直ることがあります。会社を変えると引き継ぎの手間と時間がかかるため、まず今の会社に改善を求め、期限を区切って様子を見る方法もあります。
管理の任せ方には、1社にまとめる、募集だけ別の会社に任せる、役割ごとに分ける、の3つの形があります。不満の中身と、オーナー側でとりまとめにかけられる手間に合わせて選びます。
不満が空室の埋まり方だけにあるなら、建物と契約の管理は今の会社に任せたまま、募集だけを別の会社に任せる形がとれます。今の管理委託契約に募集の業務が入っている場合や、仲介会社に専任で募集を任せている場合は、その範囲を変えてから始めます。この形では、退去の予定、空いている区画の状態、募集条件の変更などを、管理の会社と募集の会社の間でどう渡すかを、最初に決めておきます。
管理会社を変えると決めたら、今の契約の解約の定めと、引き継ぐものを確かめます。引き継ぎが漏れると、テナントへの対応や法令の手続きが止まることがあります。
今の会社がビルを一括で借り上げてテナントに転貸している（サブリース）場合は、管理の委託ではなく、建物の賃貸借です。最高裁判所は、サブリースの契約にも借地借家法が適用されるとしています（平成15年10月21日判決）。普通の建物賃貸借であれば、オーナーから更新を拒んだり解約を申し入れたりするには、正当の事由が要ります（借地借家法第28条）。更新のない定期建物賃貸借であれば、期間の満了で終わります（同法第38条）。以下は、管理を委託している場合の説明です。
ビルの管理の委託は、法律行為でない事務を任せる準委任にあたるのが一般的で、委任の規定が準用されます（民法第656条）。委任は、各当事者がいつでも解除できますが、相手方に不利な時期に解除したときなどは、やむを得ない事由がない限り、相手方の損害を賠償しなければなりません（同法第651条）。
管理委託契約では、解約の予告の期間や手続きを定めていることがあります。契約書の解約の定めと、解約の時期を確かめてから、次の会社との契約の開始日を決めます。
次の会社を選ぶときは、費用の総額だけでなく、同じ業務の範囲で比べます。費用が安くても、業務の範囲が狭くなっていれば、オーナー側の手間が増えます。
管理会社を変えるときに引き継ぐものを、一覧にしておきます。
管理会社が変わると、テナントの窓口や賃料の振込先が変わることがあります。変わる日と新しい連絡先、振込先を、書面でテナントに知らせます。賃料の振込先が変わる場合は、変わる前と後の月の扱いも伝えます。
空室の埋まり方に不満がある場合でも、PMとBMの会社を変えずに、募集だけを任せる方法があります。管理会社を変える手間と、テナントへの影響を抑えられます。
保証会社の日商保の「リーシングマネジメント」では、オフィスビルを対象に、建物と契約の管理は現在の管理会社のまま、募集の部分をお引き受けします。賃料と募集条件の見直しから、仲介会社への展開、内覧会、入居審査と敷金の保証、保証を使って入居した会社の入居後の経営状況のご報告まで、ビルオーナーの立場で対応します。
入居時の敷金の一部を、審査のうえで日商保の保証に置き換える「敷金半額くん（オーナー様向け）」を組み合わせると、賃料を下げずに初期費用を抑えた条件で募集できます。リーシングの業務と会社の選び方は「リーシングとは」で説明しています。
ビルの管理会社と、PM・BM・LMの役割について、ビルオーナーからよくいただく質問にお答えします。
PM（プロパティマネジメント）は、賃料の請求と入金の管理、テナントの窓口、収支の報告など、入居している状態の運営を担います。BM（ビルマネジメント）は、設備の点検と保守、清掃、警備など、建物と設備の維持を担います。
LM（リーシングマネジメント）は、空室の募集を担う役割です。賃料と募集条件の設計、仲介会社への展開、内見や内覧会、申込みの段取りを行います。PMは、入居した後の運営の管理を担います。
管理の委託は準委任にあたるのが一般的で、民法の委任の規定では、各当事者はいつでも解除できます。ただし、相手方に不利な時期の解除などは損害賠償が要ることがあり、契約で解約の予告の期間を定めていることもあるため、契約書を確かめます。ビルを一括で借り上げるサブリースの場合は賃貸借にあたり、普通の建物賃貸借であれば、オーナーからの解約や更新の拒絶には正当の事由が要ります。
窓口や賃料の振込先が変わることがあります。変わる日と新しい連絡先、振込先を書面で知らせ、敷金の預かりや滞納の状況も漏れなく引き継ぎます。
募集条件や区画の状態、仲介会社への情報の出し方に原因があることも多くあります。まず、募集を誰が担っているかと、問い合わせ・内見・申込みのどの段階で止まっているかを確かめます。
任せられます。保証会社の日商保の「リーシングマネジメント」では、建物と契約の管理は現在の管理会社のまま、募集の部分をお引き受けします。
出典：民法第651条・第656条、宅地建物取引業法第2条・第3条、建築物における衛生的環境の確保に関する法律第4条・第5条・第6条、同法施行令第1条、消防法第8条・第8条の2・第17条の3の3、消防法施行令第1条の2・第3条の3・別表第一、建築基準法第12条第1項・第3項、借地借家法第28条・第38条、最高裁判所 平成15年10月21日判決、国土交通省「不動産鑑定評価基準」各論第3章。
これから移転する方へ敷金0円で移転をまるごと物件探しから契約・移転まで専任の担当者がまとめて対応旧オフィスの原状回復まで移転の相談をする（無料）
物件が決まっている方・入居中の方へ移転時の敷金を半額〜最大0円に新しく借りる物件の敷金を減額入居中も、預けた敷金が戻る設立間もない会社も実績あり保証の相談をする（無料）
