オフィス移転や新規開設を検討している方は「セットアップオフィス」の選択肢をご存知でしょうか。すでに内装や基本設備が整った状態で入居できるセットアップオフィスは、時間や初期コストを抑えたい企業にとって魅力的な選択肢です。
この記事では、セットアップオフィスの特徴や他のオフィスタイプとの違い、メリット・デメリットを詳しく解説します。また、自社に最適なセットアップオフィスの選び方や探し方についても紹介しますので、オフィス探しでお悩みの方はぜひ参考にしてください。
セットアップオフィスの定義と特徴
セットアップオフィスとは、すでに内装工事が完了し、オフィス家具や通信設備などが整った状態で貸し出されるオフィススペースを指します。一般的な賃貸オフィスでは、契約後に自社で内装工事やオフィス機器の導入を行う必要がありますが、セットアップオフィスではそれらの手間が省けるのが大きな特徴です。
デスクやチェア、会議室用の家具、インターネット回線、空調設備など、ビジネスに必要な基本的な設備がすでに整っているため、契約後すぐに業務を開始できる即戦力型のオフィス形態といえるでしょう。特に創業間もないスタートアップ企業や、迅速な事業拡大を目指す企業にとって、時間と初期投資を抑えられる点が魅力となっています。
他のオフィスタイプとの違い
セットアップオフィスは一見すると他のオフィスタイプと似ている部分もありますが、それぞれに明確な違いがあります。ここでは、居抜きオフィス、レンタルオフィス、シェアオフィス、サービスオフィスとの違いについて解説します。
居抜きオフィスとの違い
居抜きオフィスとセットアップオフィスは混同されやすいですが、大きな違いがあります。居抜きオフィスは前テナントが使用していた設備や内装をそのまま引き継ぐ形態で、前テナントの業種やブランドイメージに合わせた内装がそのまま残っていることが多いです。
一方、セットアップオフィスは貸主側が新たに内装を整え、汎用性の高いデザインで提供されるのが特徴です。そのため、居抜きオフィスでは前テナントの業種に左右される内装や設備が残っている可能性がありますが、セットアップオフィスではより汎用的で使いやすい環境が整えられています。また、セットアップオフィスは新しい内装や設備が導入されているケースが多く、清潔感という点でも優れているといえるでしょう。
レンタルオフィスとの違い
レンタルオフィスは短期間の利用を前提としたオフィスサービスであり、セットアップオフィスとは契約期間や利用形態が大きく異なります。レンタルオフィスは通常、数時間単位や日単位での利用が可能で、会議室やイベントスペースとしての利用が主な目的となっています。
対してセットアップオフィスは、通常の賃貸オフィスと同様に月単位での契約が基本であり、長期的な事業拠点として利用することを想定しています。また、レンタルオフィスでは共用スペースが中心となることが多いのに対し、セットアップオフィスでは専用の執務スペースが確保されているため、プライバシーや機密性が重視される業務に適しています。企業の規模や事業内容に合わせて、適切なオフィスタイプを選択することが重要です。
シェアオフィスとの違い
シェアオフィスは複数の企業や個人が同じオフィススペースを共有して利用する形態で、コワーキングスペースとも呼ばれます。シェアオフィスの最大の特徴は、フリーアドレス制を採用していることが多く、固定席が必ずしも保証されていない点です。
一方、セットアップオフィスは専用の独立したオフィススペースが提供され、他社との共有はありません。そのため、企業の機密情報を扱う業務や、チーム全体でのコミュニケーションを重視する企業にはセットアップオフィスが適しています。また、シェアオフィスでは他の利用者との交流やネットワーキングの機会が生まれやすい反面、セットアップオフィスでは自社の企業文化を育みやすい環境が整っているという違いがあります。
サービスオフィスとの違い
サービスオフィスは高級ホテル型のオフィスサービスとも呼ばれ、受付代行や秘書サービスなど、付加価値の高いサービスが充実しているのが特徴です。これに対してセットアップオフィスは、基本的なオフィス機能に特化しており、余分なサービス料金がかからない分、コストパフォーマンスに優れています。
サービスオフィスでは共用の受付やラウンジ、会議室などの施設が充実している反面、月額費用が高くなりがちです。セットアップオフィスは必要最低限の設備が整った独立型オフィスであり、自社のニーズに合わせて柔軟に運用できるという利点があります。企業のステージや業種によって、どちらが適しているかは異なりますので、予算と必要なサービスを考慮して選択することが大切です。
【メリット】セットアップオフィスの良さとは？
セットアップオフィスには、従来の賃貸オフィスと比較して多くのメリットがあります。迅速な入居や初期コスト削減などのメリットは、特に成長フェーズの企業にとって大きな価値があるといえるでしょう。ここでは、セットアップオフィスの主なメリットについて詳しく解説します。
入居までの時間と手間を大幅に削減できる
セットアップオフィスの最大のメリットは、契約後すぐに業務を開始できる点です。通常の賃貸オフィスでは、契約後に内装工事や家具の搬入、ネットワーク環境の構築などに1〜3ヶ月程度の期間が必要となります。
しかし、セットアップオフィスではこれらの準備が既に整っているため、契約完了から最短数日で入居が可能です。急な事業拡大や移転が必要な企業にとって、この時間短縮効果は非常に大きなメリットといえるでしょう。
また、内装工事の計画立案や施工業者との打ち合わせなど、移転に伴う煩雑な業務も不要となるため、本業に集中できる環境が素早く整います。成長スピードを重視する企業にとって、このスピード感は競争優位性につながる重要な要素となります。
初期費用を抑えられる
セットアップオフィスでは、通常のオフィス契約で発生する内装工事費用や家具・備品の購入費用が不要となるため、初期投資を大幅に抑えることができます。一般的な賃貸オフィスでは、内装工事だけでも坪あたり10万円以上かかるケースが多く、100坪のオフィスであれば1,000万円以上の費用が発生します。
さらに、オフィス家具や通信機器などの購入費用も加わると、その総額は膨大なものになるでしょう。セットアップオフィスではこれらの初期費用が不要となるため、資金繰りが厳しいスタートアップ企業や、手元資金を事業拡大に集中させたい成長企業にとって大きなメリットとなります。限られた資金を効率的に活用し、事業の成長に直結する投資に回すことが可能になるのです。
原状回復費用がかからない
セットアップオフィスのもう一つの大きなメリットは、退去時の原状回復費用が発生しないか、一般的な賃貸オフィスと比較して大幅に抑えられる点です。通常の賃貸オフィスでは、退去時に内装を元の状態に戻す「原状回復」が義務付けられており、その費用は数百万円から数千万円に及ぶことも少なくありません。
しかし、セットアップオフィスでは、基本的に内装や設備が標準化されているため、次のテナントへの引き渡しがスムーズであり、大規模な原状回復工事が不要となるケースが多いです。これにより、事業計画の変更や規模拡大による移転の際も、余計なコスト負担を心配せずに柔軟な判断ができます。特に成長過程にある企業にとって、将来の移転に伴うリスクを軽減できる点は非常に価値があるでしょう。
従業員のモチベーション向上につながる
セットアップオフィスは一般的に、デザイン性やオフィス環境の質が高く設計されているケースが多いため、従業員の満足度やモチベーション向上に寄与します。オフィス環境は従業員の働きやすさや生産性に直結する重要な要素であり、おしゃれで機能的なオフィスは従業員のモチベーションを高める効果があります。
特に内装デザインやレイアウトに自社でコストをかけられない中小企業やスタートアップにとって、プロがデザインした質の高いオフィス環境を手に入れられる点は大きな魅力です。また、快適な環境は従業員の定着率向上にも繋がり、人材確保が難しい現代においては重要な経営戦略の一環となります。働き方改革が進む中、従業員が誇りを持って働ける環境の提供は企業の競争力向上にも貢献するのです。
採用活動に効果的
洗練されたデザインと機能性を兼ね備えたセットアップオフィスは、企業イメージの向上や採用活動においても大きなアドバンテージとなります。特に若い世代の求職者は、会社選びの際にオフィス環境を重視する傾向が強く、魅力的なオフィスは採用のミスマッチを減らし、優秀な人材の獲得につながります。
採用面接の際に明るく清潔感のあるオフィスを見学してもらうことで、企業の成長性や安定感を視覚的に印象づけることができ、入社意欲の向上にも効果的です。また、SNSなどで自社オフィスを発信することで企業ブランディングにも役立ち、採用母集団の質と量の向上が期待できます。人材獲得競争が激化する中、オフィス環境は企業の魅力を伝える重要なツールとなっており、投資対効果の高い施策といえるでしょう。
【デメリット】セットアップオフィスの悪いところは？
セットアップオフィスには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。導入を検討する際には、これらの要素も十分に考慮して判断することが重要です。
一般的なオフィスより賃料が高い
セットアップオフィスの最大のデメリットとして挙げられるのが、一般的な賃貸オフィスと比較して月額賃料が割高になる点です。これは内装工事や設備導入のコストが賃料に転嫁されているためであり、坪単価で比較すると通常の賃貸オフィスより20〜30%程度高くなるケースが一般的です。
初期投資を抑えられるメリットはありますが、長期的な視点で見ると総コストが高くなる可能性があります。特に長期間同じオフィスを使用する予定がある企業にとっては、初期投資型の通常オフィスの方がコスト効率が良くなるケースもあるでしょう。
ただし、賃料の高さは立地条件や設備のグレードによっても大きく変わるため、複数の物件を比較検討することで、コストパフォーマンスの良いセットアップオフィスを見つけることも可能です。
内装やレイアウトの自由度が低い
セットアップオフィスでは、すでに内装やレイアウトが決まっており、自社のブランドイメージや企業文化に合わせたカスタマイズの自由度が限られています。一般的な賃貸オフィスであれば、間取りや内装を自由にデザインできるため、企業理念を空間に反映させることができますが、セットアップオフィスではそのような大幅な変更は難しいでしょう。
特に独自のブランドイメージを重視する企業や、特殊な業務形態を持つ企業にとっては、この制約が大きなデメリットとなる可能性があります。また、内装の色調やデザインコンセプトが自社の好みと合わない場合、長期間使用するには精神的な負担になることもあります。ただし、最近のセットアップオフィスは汎用性の高いデザインが増えており、壁紙や一部の設備については変更可能なケースもあるので、契約前に交渉の余地を確認してみるとよいでしょう。
大規模な物件が少ない
セットアップオフィスは主に小規模から中規模の企業をターゲットとしているため、大人数の企業が入居できる大規模な物件が限られているというデメリットがあります。一般的にセットアップオフィスは20〜50人程度を想定した広さの物件が中心であり、100人以上の大規模なチームが一つのフロアで働けるような物件は少ない傾向にあります。
そのため、従業員数が多い企業や、将来的な拡大を見据えている企業にとっては選択肢が限られてしまうことがあります。また、同一ビル内での増床が難しいケースも多く、事業拡大時に分散オフィスとなる可能性もあるでしょう。特に急成長するスタートアップ企業にとっては、近い将来の人員増加を見越したオフィス選びが重要となりますので、現在の規模だけでなく将来のビジョンも考慮した物件選びが必要です。
コスト削減には「敷金0円サービス」という選択肢も
株式会社日商保では、オフィス移転時の敷金が最大0円になる「敷金0円くん」を提供しています。通常のオフィス契約では、家賃の数か月分にあたる敷金の支払いが必要となりますが、このサービスを利用することで初期費用をさらに抑えることが可能です。敷金は通常、賃貸借契約が終了した際に返還されるものですが、その金額は数百万円から数千万円に及ぶことも少なくありません。
この資金を手元に残しておけるメリットは、特に資金繰りが厳しいスタートアップ企業にとって非常に大きいといえるでしょう。ただし、敷金0円サービスは月額賃料が若干高くなるケースもあるため、長期的なコスト計算を行った上で判断することが重要です。
セットアップオフィスが向いている企業
セットアップオフィスはあらゆる企業に適しているわけではなく、特定の条件や状況にある企業にとって特に大きなメリットがあります。ここでは、どのような企業にセットアップオフィスが向いているのかを解説します。
スタートアップ・ベンチャー企業
セットアップオフィスは初期投資を抑えられる点から、資金に制約のあるスタートアップやベンチャー企業に特に適しています。創業間もない企業では、限られた資金を効率的に活用することが重要であり、オフィス内装に多額の投資をするよりも、事業拡大や製品開発に資金を投じる方が優先度が高いケースが多いでしょう。
また、スタートアップ企業は成長速度が速く、人員規模が短期間で変動しやすいため、長期的な固定費となるオフィス投資を最小限に抑えられる点も大きなメリットです。さらに、洗練されたオフィス環境は投資家や取引先に対する信頼感の醸成にも寄与し、外部からの資金調達や事業提携においても有利に働きます。成長ステージにあるスタートアップ企業にとって、コスト削減と企業イメージの両立が図れるセットアップオフィスは理想的な選択肢といえるでしょう。
オフィス移転を急いでいる企業
事業拡大や契約終了などの理由で急なオフィス移転が必要となった企業にとって、セットアップオフィスは非常に魅力的な選択肢となります。一般的な賃貸オフィスでは契約から実際の業務開始まで数ヶ月を要するケースが多いですが、セットアップオフィスでは最短数日で入居が可能です。
特に現オフィスの契約更新タイミングを逃してしまった場合や、予期せぬ事業拡大により早急な移転が必要になった場合など、時間的制約が厳しい状況では大きなアドバンテージとなるでしょう。また、移転プロジェクトに割くリソースを最小限に抑えられるため、本業への影響を最小化できる点も重要です。事業継続性の観点からも、業務中断リスクを低減できるセットアップオフィスは、特に顧客対応が中断できないサービス業などにとって大きなメリットがあります。
数年後に再移転を視野に入れている企業
将来的な事業拡大や組織再編などにより、数年後の再移転を想定している企業にもセットアップオフィスは適しています。通常の賃貸オフィスでは内装工事に多額の投資をしますが、短期間で移転する場合にはその投資回収が難しくなります。また、退去時の原状回復費用も大きな負担となるでしょう。
一方、セットアップオフィスでは初期投資と退去時コストを抑えられるため、将来の移転計画がある場合のリスクヘッジとなります。特に成長速度が読みにくいスタートアップフェーズや、プロジェクト単位でチーム編成が変わるIT企業、コンサルティング企業などには柔軟性の高いセットアップオフィスが向いているといえるでしょう。将来の不確実性が高い経営環境では、固定費を最小化し、変化に対応できる体制を整えることが重要です。
内装費用を抑えたい企業
オフィスの内装工事は坪あたり10万円以上かかることも珍しくなく、その費用負担は企業にとって大きな投資となります。特に資金力に限りがある中小企業やスタートアップにとっては、この初期投資を避けられるセットアップオフィスは魅力的な選択肢です。内装費用を抑えつつも、プロのデザイナーが手掛けた質の高いオフィス環境を手に入れられるため、コストパフォーマンスに優れています。
また、内装工事に関する専門知識がなくても、すでに完成された空間をそのまま利用できるため、移転プロジェクトの負担軽減にもつながるでしょう。さらに、内装費用を事業拡大や人材採用、マーケティングといった成長投資に振り向けることで、企業価値の向上に直結する施策に集中できるメリットもあります。経営資源を効率的に配分したい企業にとって、セットアップオフィスは戦略的な選択肢となるのです。
セットアップオフィスを選ぶ際のポイント
セットアップオフィスを選ぶ際には、様々な観点から物件を評価することが重要です。ここでは、最適なセットアップオフィスを選ぶための具体的なポイントを解説します。
内装設備のレイアウト・導線
セットアップオフィスを選ぶ際には、内装設備のレイアウトや導線が自社の業務スタイルに合っているかを慎重に確認することが重要です。一度決まったレイアウトは大幅な変更が難しいため、実際に現地を訪問して空間の使い勝手を確認しましょう。例えば、コミュニケーションを重視する企業であれば、オープンスペースが充実した物件が適しているかもしれません。反対に、集中作業が多い業種では、個室や静かな環境が確保できる物件が良いでしょう。
また、会議の頻度や人数によって会議室の数や大きさも重要な選定ポイントとなります。さらに、執務エリアと会議スペース、リフレッシュエリアの配置バランスも業務効率に大きく影響するため、従業員の動線を意識したレイアウトになっているかを見極めることが大切です。物件見学の際には、実際の業務をイメージしながら空間を確認するとよいでしょう。
立地とアクセスの確認
オフィスの立地とアクセスの良さは、従業員の通勤負担や顧客訪問のしやすさに直結する重要な要素です。最寄り駅からの距離や主要路線へのアクセス、周辺の交通インフラ状況などを総合的に判断しましょう。特に従業員の居住エリアを考慮した立地選びは、人材の定着率や満足度にも影響します。
また、取引先や顧客との打ち合わせが多い業種では、来訪者にとっての利便性も重視すべきポイントとなるでしょう。さらに、周辺環境も重要な要素です。飲食店やコンビニなどの生活インフラが充実しているか、周辺の治安はどうか、夜間や休日の利用は可能かなども確認しておくべきでしょう。立地条件は賃料に直結する要素ですが、通勤時間の短縮による生産性向上や優秀な人材確保の観点からも、単純なコスト比較だけでなく総合的な判断が必要です。
従業員数に適した広さの選定
セットアップオフィスを選ぶ際は、現在の従業員数だけでなく、将来的な人員増加も見据えた適切な広さを選定することが重要です。一般的に一人あたり3〜4坪程度のスペースが必要とされますが、業種や働き方によって必要面積は変わります。例えば、デスクワークが中心のIT企業では一人あたり2.5坪程度でも十分な場合がある一方、設計図面や資料を広げる必要がある建築事務所などでは4坪以上が望ましいでしょう。
また、会議室やリフレッシュスペースの有無、収納スペースの広さなども含めて総合的に判断する必要があります。さらに重要なのは、今後1〜2年の事業計画を考慮した余裕を持たせることです。人員増加の可能性がある場合は、現状よりも20〜30%程度広いスペースを確保しておくと、短期間での再移転を避けられるでしょう。ただし、必要以上に広いスペースは無駄なコスト負担となるため、バランスを考慮した選択が重要です。
設備やサービスの確認
セットアップオフィスに含まれる設備やサービスは物件によって大きく異なるため、契約前に詳細を確認することが重要です。基本的なオフィス家具（デスク、チェア、収納棚など）の数量や品質をチェックし、足りない場合は追加費用がかかる可能性も考慮しましょう。
また、ネットワーク環境は現代のビジネスにおいて特に重要です。光回線の有無や通信速度、Wi-Fi環境、情報コンセントの数などを確認し、自社のIT環境に適合するかを判断する必要があります。空調設備の性能や個別調整の可否、照明の明るさや配置なども執務環境の快適性に直結します。
さらに、メンテナンスやクリーニングサービスの頻度と範囲、共用部分の利用条件なども重要なチェックポイントです。物件によっては会議室予約システムや受付サービスなど、付加価値の高いサービスが含まれていることもあるため、総合的なコストパフォーマンスを評価することが大切でしょう。
セキュリティレベルの確認
企業情報や顧客データを安全に管理するためには、オフィスのセキュリティレベルを確認することが不可欠です。ビルのセキュリティシステム（入退館管理、監視カメラ、警備員の有無など）はもちろん、オフィス専用スペースへのアクセス制限がどのように設計されているかを確認しましょう。
カードキーや生体認証などの導入状況、24時間利用の可否、休日のセキュリティ体制なども重要なポイントです。また、情報セキュリティの観点からは、ネットワーク環境のセキュリティ対策（ファイアウォールの有無、専用回線の可否など）も確認が必要です。特に金融機関や医療機関、個人情報を多く扱う企業では、高度なセキュリティ対策が施された物件を選ぶことが重要になるでしょう。一方で、過剰なセキュリティは利便性を損なう可能性もあるため、自社のビジネスモデルや取り扱う情報の機密レベルに応じた適切なセキュリティ環境を選択することが大切です。
契約条件の確認
セットアップオフィスを契約する際は、賃料や共益費だけでなく、細かな契約条件も確認することが重要です。特に契約期間と更新条件は重要なポイントとなるでしょう。一般的なセットアップオフィスは2年契約が多いものの、短期契約が可能な物件も増えています。また、解約予告期間や中途解約のペナルティ条件についても確認が必要です。事業拡大による早期移転の可能性がある場合は、柔軟な解約条件が望ましいでしょう。
そのほか、賃料改定の条件、修繕費の負担区分、原状回復義務の範囲なども重要な確認事項です。特に原状回復については、通常の賃貸オフィスよりも条件が緩和されているケースが多いものの、物件によって大きく異なるため、契約書の詳細を確認することが大切です。契約前には不明点をすべて解消し、将来的なトラブルを防ぐための準備をしっかりと行いましょう。
セットアップオフィスの探し方
理想的なセットアップオフィスを見つけるためには、効率的な探し方を知ることが重要です。ここでは、セットアップオフィスを探す際の有効な方法について紹介します。
オフィスのプロに相談する
セットアップオフィスを効率よく探すには、不動産仲介会社やオフィス専門のコンサルタントなど、オフィスのプロに相談することが最も効果的です。彼らは市場の最新動向や非公開物件の情報も持っており、自社の予算や条件に合った物件を素早く提案してくれます。特にオフィス仲介の専門会社は、一般的な不動産会社よりも多くのセットアップオフィス情報を保有していることが多く、効率的な物件探しが可能になるでしょう。
また、プロのアドバイスを受けることで、自社では気づきにくい物件選びのポイントや、契約時の注意点などについても的確なアドバイスを得られます。多くの場合、仲介手数料は貸主側が負担するため、借主である企業側の費用負担なく専門家のサービスを利用できるというメリットもあります。複数の仲介会社に相談することで、より多くの選択肢から最適な物件を見つけることができるでしょう。
セットアップオフィス検索サイトを活用する
インターネット上には、セットアップオフィスを専門に扱う検索サイトが数多く存在します。これらのサイトを活用することで、条件に合った物件を効率よく探すことができるでしょう。検索サイトでは、エリア、面積、予算、駅からの距離などの基本条件だけでなく、フリーワード検索や詳細な設備条件での絞り込みが可能です。
また、物件の写真や間取り図、周辺環境の情報なども充実しているため、実際に見学する前にある程度のイメージをつかむことができます。効率的な物件探しのためには、複数の検索サイトを併用することをお勧めします。各サイトによって掲載物件が異なる場合があるためです。また、お気に入り登録や新着物件のメール通知機能を活用すれば、理想の物件が出た際にすぐに対応することができます。ただし、掲載情報が最新ではない場合もあるため、気になる物件は早めに問い合わせることが重要です。
自社に合うセットアップオフィスを探しましょう
セットアップオフィスは、初期投資の削減や迅速な入居が可能という大きなメリットを持つオフィス形態です。特にスタートアップ企業や成長フェーズにある企業、急なオフィス移転が必要な企業にとって、貴重な選択肢となるでしょう。一方で、一般的な賃貸オフィスと比較して月額コストが高いことや、レイアウトの自由度が低いといったデメリットもあります。自社の事業規模や成長計画、予算、業務スタイルなどを総合的に考慮し、最適なオフィス形態を選択することが重要です。
セットアップオフィスを検討する際は、この記事で紹介したポイントを参考に、内装設備や立地、セキュリティ、契約条件などを細かくチェックしましょう。また、複数の物件を比較検討することで、コストパフォーマンスの高い物件を見つけることができます。オフィス環境は企業イメージや従業員の満足度、生産性に大きく影響する重要な経営資源です。自社に最適なセットアップオフィスを見つけ、より良いビジネス環境を構築しましょう。